POLÍTICA DE TRATAMIENTO, MANEJO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

INDICIO LEGAL S.A.S.

CAPÍTULO l

PRESENTACIÓN

El presente documento pretende dar cuenta de una política de tratamiento, manejo y protección de datos personales de aquellas personas que por alguna razón tiene nexos con la sociedad INDICIO LEGAL S.A.S. Es el documento exigido por la ley donde la empresa establece las normas y reglas para realizar el tratamiento de datos personales.

Por tanto, velando por el cumplimiento de las normas vigentes relativas al Habeas Data en la legislación colombiana, INDICIO LEGAL S.A.S. ha implementado la presente política con el fin de garantizar los derechos a la privacidad, la intimidad, el buen nombre e imagen de los titulares en el tratamiento de los datos personales. Además, reconoce que la misma, es necesaria para brindar servicios con calidad y compromiso.

CONSIDERACIONES

INDICIO LEGAL S.A.S. pone a disposición de los interesados sus datos de identificación y contacto:

MARCO JURÍDICO

INDICIO LEGAL S.A.S. desarrolla operaciones de tratamiento de información personal atendiendo a la regulación establecida en el ordenamiento jurídico colombiano en materia de protección de datos personales. Conforme a lo anterior, se está dando cumplimiento a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1727 de 2009, Decreto único 1074 de 2015 y las

Sentencias  C-1011 de 2008 y C-748 de 2011.

Por tanto, la interpretación del presente documento debe estar basada en los referidos elementos normativos y en criterios de buena fe. A su vez, las normas relacionadas anteriormente pueden ser modificadas o adicionadas, las cuales en todo caso harán parte integral de la presente política.

CAPÍTULO ll

POSTULADOS GENERALES

INDICIO LEGAL S.A.S. garantiza que la información que recolecta de sus clientes, proveedores, empleados, administradores, socios, aliados y demás personas, independiente del tipo de relación que los vincula, será tratada con la mayor diligencia y cuidado para efectos de mejorar la experiencia comercial e interinstitucional con cada uno de los mencionados.

OBJETO

La presente política de tratamiento, manejo y protección de datos personales tiene por objeto desarrollar los procedimientos y mecanismos para recolectar, almacenar, administrar, usar, transferir, transmitir, suprimir y realizar cualquier actividad sobre los mismos. Así, hacer efectivos los derechos de los titulares y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento al cual serán sometidos los datos personales en caso de que el titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

PRINCIPIOS GENERALES

El desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento, manejo y protección de datos personales, se aplicarán de manera armónica e integral, los principios consagrados en el artículo 3º de la Ley 1266 de 2008 y artículo 4º de la Ley 1581 de 2012. Lo anterior, en búsqueda de generar relaciones de confianza empresarial e interpersonal, garantizando que todas las personas de quien sean recolectados sus datos tendrán la oportunidad de solicitar que sean puestos en su conocimiento, corregidos, modificados o suprimidos. Así las cosas, todas las actuaciones se regirán por los principios de:

LEGALIDAD: El tratamiento de datos personales que haga INDICIO LEGAL S.A.S., respetará y pondrá en práctica todas las normas constitucionales, legales y reglamentarias que existen o llegaren a existir.

LIBERTAD: La recolección, uso, disposición y todas las demás actividades que puedan llevarse a cabo con los datos personales, requerirán, en todo caso, de la autorización previa y expresa del titular de los datos. De lo anterior se excluyen las excepciones en cuanto a la solicitud de datos por parte de autoridades judiciales o administrativas.

FINALIDAD: La finalidad del tratamiento de datos personales será informada al titular antes de firmar la respectiva autorización.

VERACIDAD: La información que se recolecte, será veraz y completa; no será tratada ni falseada por ningún motivo y será sometida permanentemente a verificaciones de calidad.

TRANSPARENCIA: Se facilitarán mecanismos para que los titulares de datos accedan a la información que sobre ellos se ha recolectado, pudiendo en cualquier momento solicitar su actualización, corrección o supresión.

ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: INDICIO LEGAL S.A.S. hará todo lo que esté a su alcance para lograr seguridad en los datos recolectados. No los pondrá a disposición de otras entidades a menos que exista una autorización expresa del titular. No serán comercializados ni puestos en conocimiento de personas ajenas. Los datos que recolecte no serán tratados en medios de comunicación masiva, salvo aquellos casos en los que se publiquen fotografías, lo que requerirá autorización.

La obligación de mantener el acceso restringido a la información será una obligación de medio y no de resultado. Es decir, se entenderá que la obligación es facilitar mecanismos de seguridad, sin embargo, no la de lograr que estos sean impenetrables.

SEGURIDAD: La presente política obliga a crear protocolos internos de uso de la información con el fin de impedir que los empleados de la compañía tengan acceso ilimitado a la información que reposa en medios físicos y magnéticos.

CONFIDENCIALIDAD: Todas y cada una de las personas que tengan acceso a la información deberán mantener confidencialidad sobre cada uno de los datos. Así las cosas, se suscribirán acuerdos de confidencialidad con los empleados que tengan acceso a información personal de clientes, socios, aliados, proveedores, empleados, administradores y demás personas.

GLOSARIO

Para lograr una mayor comprensión, se hace necesario dar a conocer las definiciones y conceptos más relevantes para la interpretación y aplicación de la presente política de tratamiento, manejo y protección de datos personales. Así, conforme lo establecido en el artículo 3º de la Ley 1581 de 2012, artículo 3º de la Ley 1266 de 2008 y 2.2.2.25.1.3. del Decreto único 1074 de 2015.

TITULAR: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

DATO PÚBLICO: Es toda aquella información personal que el ordenamiento jurídico colombiano ha determinado expresamente como datos públicos; para los cuales no es necesario solicitar la autorización del titular de la información.

DATO SEMIPRIVADO: Es toda aquella información personal que no es íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento solo interesa a cierto sector de la sociedad. Para su tratamiento se requiere contar con la autorización expresa del titular de los datos personales.

DATO PRIVADO: Es toda aquella información personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa al titular. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de los datos personales.

DATO SENSIBLE: Es toda aquella información de especial protección, ya que se encuentran relacionados con la intimidad del titular y su indebido tratamiento puede generar discriminación.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia y cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

CONSULTA: Solicitud presentada ante el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, por parte del titular de los datos personales o de las personas autorizadas por la ley, solicitando información sobre los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de

INDICIO LEGAL S.A.S. y/o actualización de estos.

RECLAMO: Solicitud presentada ante el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, por parte del titular de los datos personales o de las personas autorizadas por la ley, solicitando la corrección, actualización, supresión o revocatoria a la autorización otorgada a INDICIO LEGAL S.A.S.

CAPÍTULO lll

TIPOS DE DATOS RECOLECTADOS

INDICIO LEGAL S.A.S. manifiesta que los datos que podrán ser recolectados serán aquellos que se requieran para la relación que se forme entre el responsable y el titular. Además, cuando la información recolectada pertenezca a menores de edad, la autorización para el manejo de datos será otorgada por sus padres, tutores o curadores. A su vez, serán administrados teniendo en cuenta las disposiciones sobre datos sensibles contenidos en el artículo 5º y siguientes de la Ley 1581 de 2012 y en artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto único 1074 de 2015.

INDICIO LEGAL S.A.S. manifiesta que los datos que podrán ser recolectados en los formularios de inscripción para cualquier evento académico, informativo o similar, así como la información que en igual sentido se recopile de manera escrita para la relación que se forme entre el responsable y el titular. A su vez, serán administrados teniendo en cuenta las disposiciones sobre datos sensibles contenidos en el artículo 5º y siguientes de la Ley 1581 de 2012 y en artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto único 1074 de 2015.

FINALIDAD

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS. Los datos de los empleados de INDICIO LEGAL S.A.S., serán tratados conforme a las siguientes finalidades:

  1. Cumplimiento de las obligaciones laborales a cargo de INDICIO

LEGAL S.A.S.

  1. Mantenimiento de históricos de relaciones comerciales y contractuales por los plazos legalmente establecidos.
  2. Gestión de información de empleados relacionados con nómina, gestión social, seguridad social, procesos de selección, vinculación contractual y bienestar del empleado, incluido el Sistema General de

Seguridad y Salud en el Trabajo.

  1. Uso de imagen para elaboración de carné, sistemas de identificación, publicación de imágenes de empleados en canales de comunicación interna y/o externa.
  2. Atención de consultas, solicitudes, acciones, peticiones, quejas y reclamos hechos por el titular de la información, sus legitimarios, y/o entidades del Sistema General de Seguridad Social en Salud a los que el titular esté o hubiere estado vinculado.
  3. La transferencia y transmisión de las bases de datos cuando sea necesario para ejercer acciones judiciales y en general los demás fines previstos en el presente numeral.
  4. Enviar correspondencia y notificaciones.
  5. Las demás actividades necesarias para el efectivo cumplimiento del contrato suscrito.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES, ALIADOS Y CONTRATISTAS. Los datos de los proveedores, aliados y contratistas de

INDICIO LEGAL S.A.S., serán tratados conforme a las siguientes finalidades:

  1. Cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de INDICIO

LEGAL S.A.S.

  1. Generar un compromiso contractual y confirmar la veracidad de la información.
  2. Gestión contable, fiscal, administrativa y comercial.
  3. Gestión de proveedores, aliados y contratistas, tales como solicitud de cotizaciones, facturación, pagos, reportes a entidades del Estado y cualquier otra acción relacionada.
  4. Reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar.
  5. Atención de consultas, solicitudes, acciones, peticiones, quejas y reclamos hechos por el titular de la información o por sus legitimarios.
  6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial. Lo anterior, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por INDICIO LEGAL S.A.S. y/o por personas con vínculo jurídico contractual a la sociedad.
  7. Enviar correspondencia y notificaciones.
  8. Contactar al titular de los datos personales.
  9. Participación en distintas encuestas a través de registros o formularios en línea.
  10. Permitir su consulta a personas con vínculo jurídico contractual a la sociedad con el fin de contactar al titular del dato, de corroborar su información y/o de efectuar cualquiera de las actividades descritas en este artículo de la política de tratamiento, manejo y protección de datos personales.
  11. La transferencia y transmisión de las bases de datos cuando sea necesario para ejercer acciones de judiciales y en general los demás fines previstos en el presente numeral.
  12. Las demás actividades necesarias para la prestación efectiva de cualquiera de los servicios habituales o accidentales que preste la sociedad y/o para el efectivo cumplimiento del contrato suscrito.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES. Los datos personales que

INDICIO LEGAL S.A.S. recolecte y conozca de sus clientes se utilizarán para:

  1. Generar un compromiso contractual y confirmar la veracidad de la información.
  2. Ejecutar la relación contractual existente con ellos.
  3. Cumplimiento del objeto social y atención del servicio ofrecido.
  4. Relación comercial y contractual con base a su objeto social.
  5. Facturación, gestión administrativa y gestión de clientes.
  6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial. Lo anterior, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por INDICIO LEGAL S.A.S. y/o por personas con vínculo jurídico contractual a la sociedad.
  7. Atención de consultas, solicitudes, acciones, peticiones, quejas y reclamos hechos por el titular de la información o por sus legitimarios.
  8. Enviar correspondencia y notificaciones.
  9. Contactar al titular de los datos personales.
  10. Evaluar la calidad del servicio.
  11. Participación en distintas encuestas a través de registros o formularios en línea.
  12. Permitir su consulta a personas con vínculo jurídico contractual a la sociedad con el fin de contactar al titular del dato, de corroborar su información y/o de efectuar cualquiera de las actividades descritas en este artículo de la política de tratamiento, manejo y protección de datos personales.
  13. Identificar visitantes y/o personas interesadas en el producto y/o servicio.
  14. La transferencia y transmisión de las bases de datos cuando sea necesario para cumplir acciones de cobranza, trámite de créditos, acciones judiciales y en general los demás fines previstos en el presente numeral.
  15. Las demás actividades necesarias para la prestación efectiva de cualquiera de los servicios habituales o accidentales que preste la sociedad y/o para el efectivo cumplimiento del contrato suscrito.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Un dato sensible es aquel que tiene la potencialidad de afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Hacen parte de la categoría de datos sensibles aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Su tratamiento se realizará con base en criterios de respeto, comprensión de la diferencia, prohibición de discriminación y protección de la intimidad.

En estos casos, se solicitará autorización expresa, previa e informada por parte del titular. Además, se le informará al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado en ningún momento a autorizar el tratamiento de estos e igualmente se le informará cuales de los datos son sensibles y la finalidad del tratamiento.

CAPÍTULO IV

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con las definiciones legales y propias de esta política de tratamiento, manejo y protección de datos personales, INDICIO LEGAL S.A.S. actuará como responsable del tratamiento de datos personales de sus empleados, clientes, proveedores, aliados y contratistas. Por tanto, tendrá como obligaciones principales:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización y consentimiento otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en esta política y en la ley.
  11. Adoptar lineamientos internos de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al encargado del tratamiento la circunstancia de que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la autoridad competente.

No obstante, en el evento que se realice una transferencia de datos personales, INDICIO LEGAL S.A.S. no será el único responsable toda vez que el receptor de la información pasa a ser responsable de la misma. Estos terceros estarán previamente identificados y autorizados por el titular de los datos personales.

DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los empleados serán considerados encargados del tratamiento y no responsables de los mismos. Por tanto, asumirán su responsabilidad como tales y tendrán como obligaciones principales:

  1. Garantizar al titular, de manera permanente, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data; entendiendo por éste el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que sobre él reposa en las bases de datos personales que son administradas por el encargado de tratamiento.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
  4. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
  7. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de

Industria y Comercio.

  1. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  2. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  3. Cumplir las       instrucciones           y          requerimientos        que    imparta         la

Superintendencia de Industria y Comercio.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares podrán presentar solicitudes ante INDICIO LEGAL S.A.S. en relación con los siguientes temas:

  1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales. Este derecho será conocido con el nombre de Habeas Data.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
  3. Recibir información respecto al uso que se le ha dado a sus datos personales.
  4. Acudir ante las autoridades, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y en el presente documento.
  5. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal.
  6. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

LÍMITES O RESTRICCIONES A LOS DERECHOS DEL TITULARES

Según lo dispuesto en el artículo 2.2.2.25.4.2. del Decreto único 1074 de 2015, la consulta de información personal que realice el titular será gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a la presente política de tratamiento, manejo y protección de datos que motiven nuevas consultas. De acuerdo con esto, en las consultas que se presenten con una periodicidad mayor a una por cada mes calendario, INDICIO LEGAL S.A.S. podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

La revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos personales no procederá cuando el titular tenga una obligación legal o contractual de permanecer en las bases de datos de INDICIO LEGAL S.A.S.

Así mismo, la información relativa a los titulares inactivos podrá permanecer en las bases de datos en cumplimiento de las normas del Sistema General de Seguridad Social y el Estatuto Tributario, las cuales exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales, siendo improcedente su supresión en determinados casos.

CAPÍTULO V

PROCEDIMIENTOS

El tratamiento efectuado respecto de los datos personales consistirá en su recolección; autorización; almacenamiento, uso, circulación; y consulta, actualización, corrección o supresión de datos personales. Además, reclamos por el presunto incumplimiento de los deberes de Ley.

PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los empleados, directivos o socios de INDICIO LEGAL S.A.S. que, en desarrollo de las actividades requieren recolectar datos, se limitarán a solicitar aquellos datos personales que son estrictamente pertinentes y adecuados para la finalidad con que son recolectados y para el cumplimiento del objeto social. No se hará uso de medios engañosos o

fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. La recolección se realizará directamente de su titular y con el consentimiento previo, expreso e informado del mismo. En consecuencia, deberá informarse con total claridad y estableciendo siempre la comprensión del titular sobre el tratamiento, manejo y protección de datos.

Con el fin de garantizar el derecho a la información y la debida autorización de parte de los titulares, todos los formatos de recolección y material de apoyo de las diferentes actividades desarrolladas por INDICIO LEGAL S.A.S., contendrán inscripciones sobre aceptación de tratamiento de datos personales los cuales deberán ser explicados a los titulares. Así, debido a la actividad que se pretenda desarrollar, se suscribirá un documento de aceptación de tratamiento de datos acorde con lo establecido por la legislación vigente.

PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

INDICIO LEGAL S.A.S. solicitará del titular de los datos personales su autorización previa expresa e informada, para efectuar su tratamiento, manejo y protección. La autorización deberá ser manifestada por escrito, en medio físico o magnético; que permita conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita. Además, dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.

Será obligación de INDICIO LEGAL S.A.S. mantener una prueba, siquiera sumaria, de la autorización dada por el titular para el tratamiento de sus datos o los de sus dependientes. Los repositorios o archivos en los que se dé cuenta de las actividades que se realicen, se mantendrán en la sede de la empresa y serán custodiados por la persona encargada para tal fin.

CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

De acuerdo con lo establecido por las normas vigentes, existen algunos casos en los cuales no se requiere autorización para el tratamiento de datos. No se requerirá autorización para el tratamiento de datos cuando se trate de:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

En los casos anteriores, los empleados, directivos y socios de INDICIO LEGAL S.A.S. no requerirán autorización para transmitir datos recolectados en sus bases de datos. La certificación de la ocurrencia de alguna de las anteriores causales bastará para hacer uso de los datos.

Será indispensable, documentar la ocurrencia de la circunstancia de excepción, pues de no existir manera de comprobarlo, ello será considerado un tratamiento irregular de los datos personales. Esta forma de documentar los hechos excepcionales sobre tratamiento de datos será establecida en formatos para cada caso; y deberá adjuntarse la orden administrativa o judicial, la historia clínica, la certificación de la investigación o cualquier otra certificación indicativa de la razón por la cual se realizó el tratamiento sin autorización.

PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO, USO Y CIRCULACIÓN.

INDICIO LEGAL S.A.S. manifiesta de manera clara y expresa que la información que será recolectada y suministrada en su base de datos será utilizada y tratada para las finalidades anteriormente mencionadas. De igual manera, se advierte que en ningún caso los datos que reposen en la base de datos serán vendidos o cedidos a cualquier título y solo serán utilizados para otro fin cuando medie autorización previa y expresa del cliente, empleado, proveedor, aliado o contratista.

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DATOS PERSONALES

Con el fin que los titulares de los datos personales puedan ejercer su derecho a consultar sus datos e información que reposa en las bases de datos de INDICIO LEGAL S.A.S. o de toda aquella que esté vinculada con su identificación, se procederá de la siguiente manera:

En cualquier momento y sin restricciones, la solicitud podrá ser presentada por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del titular, el solicitante deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del titular, que están autorizadas por Ley para hacer solicitudes son: a) Causahabientes; b) Representantes y/o apoderado del titular; c) Por el representante, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

La empresa tiene habilitado canales de comunicación física y electrónica lo suficientemente sencillos como para garantizar su acceso a todas las personas. La solicitud o comunicación que sea enviada por parte del titular de los datos deberá contener por lo menos lo siguiente: a) Identificación del titular de los datos personales (nombres completos /razón social, cédula de ciudadanía / N.I.T según el caso); b) Deberá indicar clara y expresamente cuál es la información personal objeto de la consulta; c) La dirección de correo electrónico o físico en la cual se le dará respuesta al titular o reclamante; d) Adjuntar los documentos que quiera hacer valer como pruebas.

En un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo, deberá remitirse la respuesta a la solicitud de acuerdo con el canal de comunicación establecido por el solicitante. Si por algún motivo ajeno a la voluntad del responsable de datos, no fuere posible atender la solicitud dentro del término mencionado anteriormente, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Cualquiera que sea el medio, la empresa guardará prueba de la solicitud y su respuesta.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN, CORRECCIÓN, SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES Y/O RECLAMOS

Con el fin que los titulares de los datos personales puedan ejercer sus derechos a actualizar, corregir, y/o suprimir los datos e información que reposa en las bases de datos de INDICIO LEGAL S.A.S. o de toda aquella que esté vinculada con su identificación; o a reclamar por el presunto incumplimiento de los deberes de ley, se procederá de la siguiente manera:

En cualquier momento y sin restricciones, la solicitud podrá ser presentada por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del titular, el solicitante deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del titular, que están autorizadas por Ley para hacer solicitudes son: a) Causahabientes; b) Representantes y/o apoderado del titular; c) Por el representante, previa acreditación de la representación o apoderamiento; d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

La empresa tiene habilitado canales de comunicación física y electrónica lo suficientemente sencillos como para garantizar su acceso a todas las personas. La solicitud o comunicación que sea enviada por parte del titular de los datos deberá contener por lo menos lo siguiente: a) Identificación del titular de los datos personales (nombres completos /razón social, cédula de ciudadanía / N.I.T según el caso); b) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o deberá indicar clara y expresamente cuál es la información personal objeto de actualización, rectificación o supresión; c) La dirección de correo electrónico o físico en la cual se le dará respuesta al titular o reclamante; d) Adjuntar los documentos que quiera hacer valer como pruebas.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cualquiera que sea el medio, la empresa guardará prueba de la solicitud y su respuesta. La supresión no requerirá esgrimir argumentos más allá de la simple voluntad del dato y, por ello, no habrá lugar a la réplica de parte del responsable de datos.

CAPÍTULO VI

AUTORIZACIÓN A TERCEROS

Cuando un titular autorice a terceros para consultar, actualizar, y/o corregir los datos e información que reposa en las bases de datos de INDICIO LEGAL S.A.S. o de toda aquella que esté vinculada con su identificación; o para para reclamar por el presunto incumplimiento de los deberes de ley, deberá remitir a INDICIO LEGAL S.A.S. la respectiva autorización. Deberá ser manifestada por escrito, en medio físico o magnético; que permita conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita.

La presentación de la autorización constituye un requisito obligatorio para adelantar el trámite y/o procedimiento referenciado. Lo anterior, buscando garantizar la reserva de la información frente a terceros no autorizados. La autorización deberá contener como mínimo lo siguiente:

  • Identificación del titular que autoriza.
  • Copia de la cédula de ciudadanía del titular.
  • Nombre y datos de identificación de la persona autorizada.
  • Tiempo por el cual puede consultar, actualizar o corregir la información.- Carácter voluntario y libre de la autorización.

CANALES DE ATENCIÓN AL TITULAR

Para ejercer sus derechos, los titulares deben presentar formalmente sus solicitudes a través de los siguientes canales de comunicación:

  1. Comunicaciones escritas radicadas en el domicilio principal ubicado en la siguiente dirección: carrera 41 # 36 sur 67 – Envigado (Antioquia).
  2. Correo electrónico dirigido a: gerencia@indiciolegal.com

CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO, MANEJO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Esta política de tratamiento, manejo y protección de datos personales se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales en la página web de INDICIO LEGAL S.A.S. www.indiciolegal.com y demás medios de divulgación idóneos que la sociedad disponga.

En el evento en el que INDICIO LEGAL S.A.S. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento, manejo y protección de datos personales; publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto se conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de

Industria y Comercio.

ALCANCE Y CONTENIDO DEL AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de privacidad informará sobre la existencia de la presente política para el tratamiento, manejo y protección de datos personales. Además, la forma de acceder a la misma de manera oportuna y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección de los datos personales.

La suscripción de la autorización o aviso de privacidad será prueba de la voluntad del titular y otorgará la facultad de manejar sus datos de acuerdo con la finalidad establecida en el documento para tal fin.

CAPÍTULO VII

CAPTURA DE IMÁGENES Y VÍDEOS

En el desarrollo de eventos, actividades, concursos o capacitaciones que se lleven a cabo; INDICIO LEGAL S.A.S. podrá realizar capturas de imágenes por medio de cámara fotográfica o filmadoras con el propósito de conservar registros o memorias de la actividad realizada y emplearlas para campañas y pautas publicitarias en redes sociales, en su sitio web o cualquier otro medio de difusión que permita promover la empresa y los servicios que esta ofrece.

Durante la realización de eventos, INDICIO LEGAL S.A.S. pondrá a disposición de los asistentes un aviso de privacidad ubicado estratégicamente para su fácil visualización o podrá requerir la autorización de manera individual. Lo anterior, en búsqueda de informar a los titulares sobre las operaciones de registro, grabación y/o captura de imágenes que se vayan a efectuar y de este modo sea posible obtener el consentimiento para el uso de los derechos sobre su imagen en fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (vídeos) y/o catálogos de servicios. La intención es reproducirlos o publicarlos en medio físico, electrónico, óptico, magnético, página web y/o en redes sociales, para el desarrollo de estrategias de comercialización de INDICIO LEGAL S.A.S.

De igual forma, en el desarrollo de la actividad laboral los empleados de INDICIO LEGAL S.A.S. podrán ser capturados en imágenes y vídeos, solo con fines laborales que permitan el buen desarrollo del objeto social para la verificación de cumplimiento de jornada laboral. Se pondrá un aviso ubicado estratégicamente para su fácil visualización o podrá requerir la autorización de manera individual. Lo anterior, en búsqueda de informar a los titulares sobre las operaciones de registro, grabación y/o captura de imágenes que se vayan a efectuar y de este modo sea posible obtener el consentimiento para el uso de los derechos sobre su imagen en fotografías, procedimientos análogos a la fotografía, producciones audiovisuales (vídeos) y demás.

La información personal contenida en las imágenes será tratada conforme a los principios y reglas definidos en esta política y en la normatividad vigente sobre protección de datos personales, destinándola exclusivamente para las finalidades que sean informadas y autorizadas por su titular.

Las imágenes de niños, niñas y adolescentes solo podrán ser obtenidas y publicadas cuando dicho tratamiento sea autorizado previamente y de forma expresa por su representante legal, asegurando el respeto a sus derechos prevalentes y los requisitos especiales contemplados en el artículo 2.2.2.25.2.9. del Decreto único 1074 de 2015.

SISTEMA DE VIDEO VIGILANCIA

INDICIO LEGAL S.A.S. utiliza diversos medios de vídeo vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones con fines de seguridad y control organizacional. La existencia de estos mecanismos será informada mediante la difusión visible de anuncios de vídeo vigilancia, todos ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. El sistema de vídeo vigilancia no inspeccionará áreas en la que la intimidad del titular sea prioritaria.

El sistema será utilizado para garantizar la seguridad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en las instalaciones de la empresa o puntos de ventas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables.

CAPÍTULO VIII

INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web y/o software de INDICIO LEGAL S.A.S., la sociedad podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información tales como “cookies”; a través de los cuales se recolecta lo siguiente:

  1. Información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia.
  2. Información sobre las preferencias de navegación del cliente y/o usuario, conocer sus hábitos de navegación en internet y poner en su conocimiento publicidad relativa a productos y/o servicios propios relacionada con su perfil de navegación.
  3. Información estadística y podrá activar funcionalidades técnicas.
  4. El número de visitas y analizar estadísticamente la utilización que hacen los clientes y/o usuarios de los servicios de INDICIO LEGAL S.A.S.
  5. La localización geográfica del computador, smartphone, tableta o televisión conectada.

No obstante, el cliente y/o usuario de los sitios web de INDICIO LEGAL S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

A su vez, INDICIO LEGAL S.A.S. declina cualquier responsabilidad respecto a la información que se halle fuera de esta web y que no sea gestionada directamente por su Siteground. Lo anterior, en virtud de que la página web de INDICIO LEGAL S.A.S. podrá contener enlaces a otras páginas. Por tanto, tampoco INDICIO LEGAL S.A.S. se responsabiliza de las políticas de privacidad ni de los contenidos de las otras páginas web. Es de advertir que la función de los enlaces que aparecen en su página web, son exclusivamente la de informar al usuario de la existencia de otras fuentes de información en internet y con fines comerciales.

SEGURIDAD

INDICIO LEGAL S.A.S. proporcionará los métodos razonables de seguridad para proteger los datos que residen en los servidores evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Sin embargo, ningún sistema de seguridad es impenetrable. Por lo tanto, la obligación y responsabilidad de INDICIO LEGAL S.A.S. se limita a disponer de los medios necesarios y adecuados para tal fin. INDICIO LEGAL S.A.S. no puede garantizar la seguridad de sus servidores ni se hace responsable por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros malintencionados a la base de datos.

Es también posible que la información que se provea pueda ser interceptada durante la transmisión de datos. Cada vez que se le entregue a INDICIO LEGAL S.A.S. información sensible como contraseñas, números de tarjeta de crédito u otros, INDICIO LEGAL S.A.S. tomará medidas comerciales razonables para proteger dicha información y establecer una conexión segura con nuestro navegador de página web. INDICIO LEGAL S.A.S. emplea una tecnología industrial estándar conocida como información encriptada y cifrada para proteger la transmisión de información de pago al sitio web.

Para ayudarle a proteger la información de su cuenta de INDICIO LEGAL S.A.S., por favor mantenga su contraseña segura. Su contraseña se mantendrá en nuestro sistema de forma codificada ya que INDICIO LEGAL

S.A.S. comprende que su privacidad es muy importante. INDICIO LEGAL S.A.S. generará una nueva contraseña en caso de que a usted se le olvide y se la enviará a su correo electrónico.

TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

INDICIO LEGAL S.A.S. en desarrollo de su objeto social podrá efectuar transmisión de datos personales que se efectúen con un encargado viceversa. Lo anterior, con la finalidad de permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable. En estos casos no se requiere informar al titular ni contar con su consentimiento. En todo caso deberá contarse con un contrato o cláusula de transmisión de datos donde se indique como mínimo lo siguiente:

  1. Alcance del tratamiento, es decir, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable.
  2. Obligaciones del encargado para con el titular y responsable de datos personales.

Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de tratamiento de la información fijada por éste y a realizar el tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.

Además de las obligaciones que impongan las normas aplicables dentro del citado contrato, deberán incluirse las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:

  1. Dar tratamiento, a nombre del responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
  2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
  3. Guardar confidencialidad   respecto       del      tratamiento de los datos personales.

TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Eventualmente INDICIO LEGAL S.A.S. como responsable de la información personal almacenada en sus bases de datos y en desarrollo de las finalidades descritas en el presente documento, podrá realizar transferencia nacional o internacional de datos. En estos casos el receptor de la información se convierte en responsable de ésta. Estos terceros estarán previamente identificados y autorizados por parte del titular de los datos personales. Así mismo, el receptor de la información se compromete a tener su propia política de tratamiento, manejo y protección de datos personales. A su vez, establecerá el manejo de los datos sensibles; ya que, a través de la transferencia de datos referenciada anteriormente, podrá tener acceso a este tipo de información.

INDICIO LEGAL S.A.S. está comprometido con verificar el nivel de los estándares de protección y seguridad del receptor de la información personal, realizar la declaración de conformidad (cuando aplique), suscribir contrato de transferencia y/u otro instrumento jurídico que garantice la protección de los datos personales objeto de transferencia.

CAPÍTULO IX

VIGENCIA

La presente política de tratamiento, manejo y protección de datos personales tendrá vigencia a partir del 26 de agosto de 2020 y estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique. Los cambios o modificaciones sustanciales que se incorporen en la presente política serán comunicados al titular con mínimo diez (10) días de antelación a su implementación. La notificación de los cambios se hará a través de los medios de comunicación idóneos. Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, se deberá contar con una nueva autorización por parte del titular.

VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Los datos personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la base de datos de INDICIO LEGAL S.A.S. con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades que justifican su tratamiento. Los datos proporcionados serán empleados únicamente para utilización interna de INDICIO LEGAL S.A.S. y sólo serán puestos a disposición de personas que tengan vínculo jurídico contractual con la sociedad.